Las 5S el Método Japonés

El metodo de las 5S

En principio antes de iniciar y comprender el método de las 5S me gustaría que visualizara su oficina física o virtual donde desarrolla sus actividades y haga un pensamiento breve como lo haría Heráclito de Efesio “Todo fluye nada permanece” esto le permitirá observar que hay una dinámica constante y que nada es estático.

Personas que presentan síntomas de acumuladores

Consideramos que la acumulación es el aumento de objetos físicos o digitales que una persona conserva en su oficina durante un largo período de tiempo sin dar uso de estos. Esos objetos en ocasiones forman parte de un valor emotivo en el individuo que lo lleva a pensar que un futuro no muy lejano serán útiles, pero ese momento nunca llega.

En cuanto a la estación de trabajo de las personas que acumulan, usted observará que regularmente mantiene gran cantidad de objetos y materiales que podrían disminuir de forma eficiente la actividad laboral.

El proceso de acumulación en las organizaciones pudiese tener incidencias relacionadas con el entorno social de los empleados y crear estados emotivos no favorables para el desempeño laboral, y dar inicio a la frase posponer: en este momento no lo tengo a la mano, cuando lo encuentre estará en tu estación de trabajo, etc. 

A este respecto considere que es posible que el desorden sea normal en empleados considerados acumuladores.

Desorganización Profesional 

Como lo indica su nombre, es un desconcierto en los procesos ejecutados por un empleado dentro de sus actividades laborales. Esto trae como resultado el descubierto tanto en la programación de prioridades y la entrega de tareas.

En este sentido, es importante indicar que posiblemente hay empleados que no se identifican con sus líderes de dirección o las funciones que desempeñan, ocasionando una animadversión hacia los objetivos generales que persigue la empresa, ese comportamiento facilita el camino al cumulo de datos tanto de forma. Física como digital ya su vez puede ocasionar retrasos importantes en la entrega del contenido de la información con la probabilidad de afectar la estructura contable de la empresa. 

Las emociones pueden tomar parte de este comportamiento y ocasionar un bajo nivel de motivación apuntalado hacia el desempeño y de esa forma menoscabando el desarrollo de los bienes, servicios y las estrategias de comunicación implementadas por la organización

Identificación 

En principio es como el empleado observa y piensa sobre la filosofía de su organización, este mostrara sus valores a su entorno y sus compañeros de trabajos estarán atento a su tipo de comunicación. Esta dinámica generara un vínculo emocional que puede ser positivo o negativo según la iniciativa del individuo al desarrollar su actividad laboral y su comportamiento organizacional (organizado, desorganizado, acumulador etc.)

Habito 

Es el comportamiento humano que, en algún periodo específico de una vida contribuye formar una rutina de una actividad de forma espontánea o practicada y sus distintintivos pudiesen ser positivos o negativos. 

Que es el método de las 5S

Son procedimientos que busca mejorar la calidad, los tiempos de respuesta, la disminución de costos sin descuidar la seguridad y la higiene.

Este método fue puesto en práctica por Shigeo Shingo ciudadano de nacionalidad japonesa, cuya vida transcurrió desde 1909 año de su nacimiento en Saga hasta 1990 en Tokio donde fallece, su formación académica fue en el campo de la Ingenería.

Fases del método de las 5S 

Seiri: Organizar 

• En este proceso debes revisar todo documento físico o digital, equipo de oficina y  herramientas asignado a tu espacio o unidad de trabajo, posteriormente clasificarlo para reconocer y posteriormente deshacerse de todo material que no es útil. 

Seiton: Poner en orden 

• En este punto es importante establecer cómo el empleado dará inicio a la clasificación  de material digital o no, y herramientas asignadas, considerando el uso de estos, similitud en las funciones y su prioridad, esto optimizará el tiempo y evitará retrasos en la toma de decisiones.

Seiso: Limpieza.

• La higiene es la acción. Aquí la práctica será mantener tu área de trabajo en condiciones pulcras evitando conservar desperdicios de materiales o alimentos que puedan impedir la buena función laboral. Este proceso al convertirse en hábito colabora favorablemente con la salud.  

Seiketsu: Estandarización

• Fomentar un manual de procedimientos donde se informe a todo el personal de la organización sobre el objetivo que se desea lograr a través del método de las 5S. Un ejemplo es que todos los empleados en determinado día y una hora específica apliquen en sus unidades de trabajo Seiso (limpieza). La información estrategica de la empresa puede ser visible a través de un medio de comunicación masivo.

Shitsuke: Disciplina 

• Es cuando los empleados de una organización en su conjunto, comienzan una trasformación positiva de sus habilidades al efectuar la ejecución de una o varias tareas, a tal punto de establecer hábitos e incluir estos dentro de la filosofía de su cultura. Sin perder el objetivo de la mejora continua, en esta oportunidad el método de las 5S.

Información para estudiantes y profesionales

El tema tiene algunas consideraciones de importancia que me gustaría dejar para estudiantes y académicos.

Usted tiene la oportunidad de elaborar un papel de trabajo para aportar soluciones a su organización o conformar un trabajo académico referido al método de las 5S, para esto, deberá elaborar un diagnóstico e identificar aquellas variables que requieren atención en los procesos administrativos u operativos.

Solicite a los líderes o autoridades de su oficina la formación de talleres o foros para orientar o formar a sus colegas en pro de mejorar los espacios de las oficinas. En este punto, usted ya debe tener en cuenta las áreas donde implementará el método de las 5S, con el propósito de otorgar una mayor eficiencia y eficacia a las actividades desempeñadas por los empleados. (Tomo en consideración el estudio de costos). 

En este sentido, usted podría estar generando de forma consciente un nuevo valor al proceso de comunicación que desarrolla su organización al identificar las barreras de las relaciones interpersonales que impide a los equipos de trabajo implantar el método de las 5S en la ejecución de tareas.

En su observación considere estos posibles datos:

• Como es la estructura de la organización, específicamente como llevan a cabo las funciones de sus empleados.
• Como el orden existente en la organización donde usted labora, dificulta la ejecución de sus actividades y como este afecta su desempeño.
• Valore la información que sea esencial para el logro de sus objetivos.
• Estudie los procesos de seguridad e higiene y haga propuestas.
• Identifique cuáles son los medios de comunicación puestos en práctica por la organización.
• La disciplina para formar hábitos.
• Como el líder maneja el entorno. (Atención a la frase: así lo hemos hecho siempre ) 
• Estudie la resistencia al cambio y como afecta a la estructura contable.
• Observe las emociones de los empleados que acumulan.
• Personas que no han culminado una actividad y aceptan dos y tres actividades para quedar bien, (la respuesta  SI , puede dar inicio a la acumulación)
• Personas que posponen un proyecto e inician otro por falta de interés en el primero.
• Los estudiantes que no están en la actualidad en una organización pueden tomar una empresa con la cual se encuentren identificados, que les permita mejorar su proceso administrativo u operativo. Visualicen el método de las 5S para crear espacios ecológicos, su papel de trabajo una vez culminado, posiblemente les permitirá emprender en el futuro otros proyectos y crear nuevas oportunidades. 

Bibliografía sugerida:

• Socconini, L y Barrantes, M (2020). El proceso de las 5´S en acción: La metodología japonesa para mejorar la calidad y la productividad de cualquier empresa, España. Libros de Marge.
• Sacristán, FR (2005) Las 5S. Orden y limpieza en el puesto de trabajo. Madrid, España. Fundación Confemetal.